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内部統制システムの基本方針

2023年4月19日現在竹田ｉＰホールディングス株式会社およびグループ各社（以下「当社グループ」という）は、取締役・執行役員・使用人のコンプライアンスに対する意識の向上を期して、「竹田ｉＰグループ　行動規範」を定め、研修を実施するなどして広く浸透を図る。さらに、職務の執行が法令・定款に適合することを確保するため、以下に掲げるように内部統制システムの体制を整備し、その運用を取締役・執行役員・使用人に徹底する。

1．当社および当社子会社からなる企業集団（以下、当社グループ）の取締役・執行役員・使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制当社グループの取締役および執行役員は、「竹田ｉＰグループ行動規範」を率先垂範するとともに、その順守の重要性について繰り返し情報発信することにより、グループ全体にその徹底を図る。また取締役は、重大な法令違反その他法令および社内規程の違反に関する重要な事実を発見した場合には、直ちに監査等委員会に報告するとともに、遅滞なく取締役会において報告する。
内部監査部署は、業務の有効性、効率性、法令等の順守、財務報告の信頼性を確認するため、グループ各社を含めて計画的に監査を実施する。
リスク管理委員会では、グループ各社における不正行為の予防措置、法令違反行為等が発見された場合の是正措置等の活動を促進する。
2．取締役の職務の執行に係る情報の保存・管理に関する体制株主総会議事録、取締役会議事録、稟議書等、取締役の職務の遂行に係る文書（電磁的記録を含む）は、これに関連する資料とともに文書管理規程等の情報管理に係る社内規定に従って保存・管理する。機密情報については、竹田マネジメントシステム基本方針および関連諸規定に基づき適切に管理し、個人情報の取扱いに関しては、個人情報保護方針および個人情報保護規定に基づいて対応する。
これら情報管理に係る社内規定は、必要に応じて運用状況の検証、規定内容の見直しを行う。
3．当社グループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制損失の危険およびその他のリスクを統括的に管理するため、グループ各社の担当責任者を含むリスク管理委員会を設置する。また、リスク管理規程等に基づき、個々のリスク（コンプライアンス、経営戦略、業務運営、環境、災害など）に対処する責任部署を定めるとともに、グループ全体のリスクを網羅的・統括的に管理する体制を確保する。
経営上の重大なリスクへの対応方針その他リスク管理の観点から重要な事項については、取締役会において報告する。
各事業部署等は、その担当業務に関するリスクの把握に努め、優先的に対応すべきリスクを選定した上で、具体的な対応策を決定し、適切にリスク管理を行う。
内部統制推進部署は、各事業部署等が実施するリスク管理が体系的、効果的に行われるよう必要な支援、調整および指示を行う。
内部監査部署は、リスク管理に係る事項を含めて監査し、監査を受けた部署は、是正、改善の必要のあるときには、内部統制推進部署および関連する部署と連携してその対策を講じる。
4．当社グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制当社グループの取締役の職務が適正かつ効率的に行われることを確保するため、取締役会の運営に関する規程を定めるとともに、社内規程に基づく職務権限および意思決定ルールを定める。
取締役会を定期的に開催するとともに必要に応じて臨時取締役会を開催し、重要事項の決定ならびに取締役の業務執行状況の監督等を行う。
業務の運営に関しては、当社グループの中期経営計画および年度計画に基づき、各社がそれぞれ年度予算を策定し、定例取締役会において進捗状況を確認する。
経営の効率化とリスク管理を両立させ、内部統制が有効に機能するよう、情報システムの主管部署を置き維持管理、整備等を進め、全社レベルでの最適化を図る。
取締役会の任意の諮問機関として、取締役会が選定する３名以上の取締役で構成し、その過半数を独立社外取締役とする指名・報酬諮問委員会を設置し、取締役の指名および報酬等の決定に係る公正性、透明性、客観性を高める。
5．財務報告の信頼性を確保するための体制適正な会計処理を確保し、財務報告の信頼性を向上させるため、経理業務に関する規程を定めるとともに、「竹田ｉＰグループ財務報告に係る内部統制の基本方針」に従い、財務報告に係る内部統制の体制の維持・改善を図る。
グループ全体の財務報告に係る内部統制については、金融商品取引法および関連する規則等に基づき、整備・運用するとともに、その仕組みが適正に機能することを継続的に評価し、必要な是正を行う。
6．当社グループにおける業務の適正性を確保するための体制およびグループ各社の取締役の職務の執行に係る当社への報告に係る体制当社グループ全体の業務の適正性を確保するため、グループ全体を対象とするリスク管理委員会を開催するとともに、グループ各社を対象にした内部監査を実施する。
さらに、法令順守の観点から、グループ各社に対し「竹田ｉＰグループ行動規範」を配付し徹底を図るとともに、法令に反する行為等を早期に発見し是正するため、当社グループの全従業員を対象とした「公益通報処理制度」を運用する。公益通報処理制度の責任者は、通報者が報告したことを理由として不利益な取扱いを受けないよう保護する。
また、原則として当社の取締役（監査等委員である取締役を除く。）、執行役員もしくは社員がグループ各社の取締役および監査役等に就くことにより、当社が子会社の業務の適正を監視し、グループ各社の業務および取締役の職務の執行の状況を定期的に当社の取締役会に報告できる体制とするほか、関係会社管理規程に基づき、主管部署が指導、支援を行うとともに必要な報告を受ける。
7．監査等委員会の職務を補助すべき使用人に関する体制および取締役（監査等委員である取締役を除く。）からの独立性および当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合には、監査等委員会の職務を補助するための使用人を置くこととし、その人事異動については監査等委員会と担当取締役が協議して行い、人事評価については監査等委員会が行うこととする。監査等委員会補助を兼任する使用人は、監査等委員会の職務の補助を優先して従事する。
8．当社グループの取締役・執行役員・使用人が監査等委員会に報告するための体制その他の監査等委員会への報告に関する体制当社グループの取締役（監査等委員である取締役を除く。）、執行役員および使用人は、会社経営および事業運営上の重要事項ならびに業務執行の状況および結果について監査等委員会に報告を行い、内部監査部署は内部監査の結果等を報告する。
また、重大な法令・定款違反および不正行為の事実、または会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実を知ったときには、速やかに監査等委員会または公益通報処理窓口に連絡し、公益通報処理責任者は監査等委員会に報告する。
監査等委員会への報告は、誠実に洩れなく行うことを基本とし、定期的な報告に加えて、必要の都度遅滞なく行う。
当社グループは、監査等委員会へ報告をした者が、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けることがないことを確保する。
9．監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制監査等委員会は、監査等委員会監査等基準に基づいて監査を行うことにより、監査の実効性を確保する。
監査等委員会は、取締役会などの重要な会議に出席するとともに、取締役（監査等委員である取締役を除く。）からの職務執行状況の報告聴取、現業部門等への往査、関係会社への訪問調査など厳正に監査を実施する。また、監査等委員会は、グループ各社の監査役からなるグループ監査連絡会を開催し、監査実施状況等について意見交換および協議を行う。
代表取締役、会計監査人および内部監査部署と定期的にまたは必要に応じて意見交換を行い、監査の実効性の確保を図る。
監査等委員会の職務の遂行にあたり、監査等委員会が必要と認めた場合に、顧問弁護士・監査法人等の専門家との連携を図れる環境を整備する。
監査等委員会の職務の遂行につき、費用の前払または償還の手続その他の当該職務の遂行について生じる費用または債務の処理等を請求したときは、請求に係る費用または債務が当該監査等委員会の職務に必要でないと証明した場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。
10．反社会的勢力の排除に向けた体制「竹田ｉＰグループ　行動規範」において、反社会的勢力との関係拒絶について記載し、順守すべきルールとして徹底する。反社会的勢力からの不当要求についての対応窓口を定め、情報収集や外部との情報交換に努めるとともに、警察、顧問弁護士との連携に努める。